Manual de procedimientos, elaboración del presupuesto (Powerpoint) (página 2)

Partes: 1, 2

Situación ACTUAL

Comentarios del analista:

Debido a la falta del manual el analista comenta que se comete muchos errores, se retrasa en el proceso de elaboración del presupuesto; en el caso de que no haya trabajado con presupuesto público desconoce los lineamientos que establece la constitución, decretos, leyes y normas que debe cumplir. A demás que no maneja la secuencia de actividades que debe someterse el presupuesto y tampoco conoce cuales son las informaciones que las Gerencias aportan.

PREGUNTAS DE LA OIT

Operaciones

¿Qué propósito tiene el presupuesto?

2. ¿Es necesario el resultado que se obtiene con el presupuesto? En caso afirmativo, ¿a que se debe que sea necesario?

3. ¿La realización del presupuesto puede lograrse de otra manera?

4. ¿El presupuesto se puede efectuar de otro modo con el mismo o mejor resultado?

Normas de calidad

1. ¿Qué condiciones de inspección debe llenar el presupuesto?

5. ¿La sucesión de actividades para realizar el presupuesto es la mejor?; ¿o mejoraría si se le modificara el orden?

Es la mejor y más practica que el analista conoce.
Situación ACTUAL

2. ¿El analista puede inspeccionar su propio trabajo?

¿Cuáles son las principales causas de que se rechace el presupuesto?

C. Disposición del lugar de trabajo

¿Las demás gerencias que participan en suministrar información para la elaboración del presupuesto lo hacen de manera eficaz?

2. ¿Se permite el acoplamiento de información para la elaboración del presupuesto cómodamente?

3. ¿La información que se necesita para la elaboración del presupuesto se encuentra oportuna en el momento que se requiere sin la consiguiente demora?

D. Organización del trabajo

¿Cómo se atribuye la tarea de realización del presupuesto al analista?

2. ¿Cómo se consigue la información para el presupuesto?

Situación ACTUAL

3. ¿Hay control de hora y/o días para la realización de las actividades del presupuesto? En caso afirmativo, ¿Cómo se verifican las horas y/o días de comienzo de la actividad y el fin de la tarea?

4. ¿Hay posibilidades de retrasarse en la obtención y compilación de información para la estructuración del presupuesto?

E. Enriquecimiento de la tarea de cada puesto

1. ¿Cuál es el tiempo del ciclo?

2. ¿Puede el analista realizar el presupuesto de sus propios conocimientos?

Si, pero no abra coincidencia con los gastos y necesidades de cada área; además si el analista es nuevo cometerá muchos errores y retrasara el proceso al principio.
3. ¿Puede el analista inspeccionar el presupuesto en sus conocimientos?

4. ¿Puede el analista efectuar las modificaciones con sus conocimientos?
Situación ACTUAL

El objetivo fue analizar el proceso de elaboración del presupuesto en el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, se evaluó las actividades que el analista de presupuesto realiza con el fin de optimizar el anteproyecto presupuestario.
El objetivo fue analizar las condiciones rigurosas de inspección al que se somete el presupuesto.
Propósito de la Operación
Normas de Calidad
RESUMEN
Disposición del lugar de trabajo
El objetivo fue conocer como las demás Gerencias suministran la información, como esta se engrana en el formato y si la información que se necesita es oportuna.
Organización del trabajo
La finalidad fue de conocer como se consigna la información, como se controla la elaboración del presupuesto y por ultimo como se las tareas al analista.
Situación ACTUAL

Enriquecimiento de la tarea de cada puesto
Se conoció el tiempo del ciclo de elaboración y que consecuencias hay cuando el analista realiza el presupuesto por sus propios conocimientos.
Situación ACTUAL

El problema al cual se le dio seguimiento en esta investigación es acerca de la elaboración del presupuesto en el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, desde el momento que se agrupa los gastos en las fichas por centros de costos hasta que es aprobado por el órgano de adscripción, enfocándonos en el método de trabajo y optimizar las actividades para mejorar su elaboración.
ANÁLISIS GENERAL
Preguntas Sugeridas por la OIT
Se tienen las siguientes afirmaciones.

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
 

1. Se elaboró el formato para vaciar la información recolectada en el área.

2. Se estructuró el manual en dos secciones.

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Algunos de los procedimientos llevados a cabo en área de Presupuesto son los siguientes:

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

CONCLUSIONES
1- Se logró diagnosticar la situación actual del área de presupuesto. Se utilizo un método de encuesta abierta formulada por la Organización Internacional de Trabajo (OIT) y una entrevista, determinando que el analista en consecuencia a la falta del manual debe utilizar sus conocimientos para la elaboración del presupuesto y esto incurre en una probabilidad alta de errores, ocasionando demoras por la falta de conocimiento y desconocimiento de la secuencia de sus actividades.

2- Se logró describir las actividades que se ejecutan en el área de presupuesto. Fueron identificadas 2 fases en la consolidación del presupuesto, la primera es la participación e información al área de presupuesto en la cual el analista junto a otras Gerencias de la empresa participa para obtener toda la información concerniente que se requiere, no son actividades propias del área pero se deben tomar en cuenta. La segunda es la elaboración del presupuesto donde se identificaron las actividades propias de su realización.

3- Se identificó la secuencia de actividades que debe seguir el analista del área de presupuesto para el desarrollo de sus funciones. A través de la técnica de diagramación se reflejaron las actividades que se realizan en el área bajo su contexto natural, utilizando el diagrama de procesos como apoyo para comparar con respecto a los resultados de la investigación.

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
4- Se Validaron los procedimientos que debe seguir el analista del área de presupuesto para la ejecución de sus funciones de manera eficiente. Fueron revisados y aprobados por el Gerente de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial y por el analista.

5- Se elaboró un Manual de Procedimientos de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial Referente a la Elaboración del Presupuesto de Matesi, Materiales Siderúrgicos, S.A.

RECOMENDACIONES
1- Dotar de un ejemplar del manual de procedimientos al analista del área presupuesto, para que este cuente con una guía de apoyo al realizar las actividades.

2- Actualizar cada cierto tiempo el manual, con el fin de que la información se mantenga al día, por si existen modificaciones en los procesos existentes o se incorporan nuevos procedimientos.

3- Utilizar la información del manual para establecer métodos que permitan ordenar la información del área de presupuesto, optimizando de esta forma las actividades llevadas a cabo en el área.

4- Acatar los lineamientos y procedimientos establecidos para contribuir con el mejoramiento de las actividades.

¡.GRACIAS POR SU ATENCIÓN.!